Content Power

Processen automatiseren met Webanizr data hub

Elke bedrijf verzamelt elke dag, soms ongemerkt, een ruime hoeveelheid informatie. Denk aan e-mail, contactinformatie (crm), voorraden, bestellingen, productinformatie, statistieken, etc. Al deze informatie moet worden verwerkt of vormt de basis voor vervolgacties of beslissingen.

Alhoewel deze data cruciaal is voor je bedrijf en het fundament vormt voor de dagelijkse gang van zaken, wordt deze data vaak versnipperd over verschillende systemen bijgehouden en is er slecht overzicht. Het gevolg? Hoge administratieve last, inefficiënte werkwijzen, fouten bij het overnemen van gegevens en niet genoeg informatie om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen over de lange termijn.

Webanizr Data Hub is ontwikkeld om deze problemen op te lossen.

Inventarisatie van de huidige processen en behoeften

Voordat we Webanizr Data Hub bij onze klanten uitrollen voeren wij eerst een inventarisatie uit van alle gegevens die beschikbaar zijn. We zoeken hierbij letterlijk naar alle bronnen, van een crm of webshop tot veelgebruikte excel sheets, soms zelfs gegevens die op papier binnenkomen.

Zodra wij de gegevens in kaart gebracht hebben, kijken we naar de behoefte en de huidige processen. Wie heeft welke gegevens nodig en in welke vorm? Helpt het als informatie uit één bron in een ander systeem komt? Helpt het als we informatie uit twee systemen combineren? Staat alle informatie al op de juiste plek maar zou het enkel beter gefilterd of in andere vorm gepresenteerd moeten worden?

De laatste stap in de inventarisatie is het kijken naar de technische mogelijkheden om processen te automatiseren door gegevens uit andere systemen te halen, of gegevens in andere systemen bij te werken. Zonodig nemen we daarbij contact op met leveranciers van bestaande systemen om zo helder mogelijk te maken wat de mogelijkheden zijn.

Informatie tussen systemen automatisch uitwisselen

Zodra de inventarisatie is gedaan bekijken we welke winst op de korte termijn met simpele stappen te behalen valt, en wat de strategie wordt voor de lange termijn. Op basis van de stappen voor de korte termijn wordt Webanizr Data Hub voor de eerst keer ingezet. De processen die wij automatiseren met dit systeem bestaan globaal gezien uit:

  • Informatie uit te wisselen tussen verschillende systemen
  • Informatie automatisch te importeren in systemen (b.v. excel sheets)
  • Gegevens op te schonen of te filteren en zo de kwaliteit van de data te verbeteren
  • Nieuwe gegevens te genereren uit de bestaande data, vaak in de vorm van statistieken
     

Data warehouse gebruiken om bedrijfsprocessen te automatiseren

In eerste instantie regelt de Webanizr Data Hub enkel de informatiestromen tussen verschillende systemen. Dat wil zeggen dat het en de processen automatiseerd en zelf geen van de gegevens opslaat. In veel gevallen kan het echter wel nuttig zijn om de verzamelde informatie centraal op te slaan. Redenen om voor data warehousing te kiezen die wij vaak tegenkomen zijn:

  • De ontsluiting van (gecombineerde) gegevens duurt te lang
  • Als backup voor de gegevens in bestaande systemen
  • De gecombineerde of nieuwe gegevens kunnen niet juist in één van de bestaande systemen worden opgeslagen
  • Eén of meerdere systemen is niet altijd beschikbaar

In deze gevallen kan de informatie worden opgeslagen in een data warehouse. Binnen de Webanizr Data Hub is hier een standaard oplossing voor. Als er echter voorkeuren zijn voor andere, wellicht al beschikbare systemen kan de Webanizr Data Hub ook voor dit doel aan die systemen gekoppeld worden.
 

Webapplicatie om klanten of medewerkers toegang te verschaffen

Waar mogelijk wisselen we enkel informatie uit tussen bestaande systemen. Deze systemen zijn vaak over de jaren heen ontwikkeld om bepaalde taken goed uit te voeren. Denk dan aan een CRM, boekhoudsoftware, content management systeem, ERP, etc. Iedereen binnen het bedrijf is al gewend om met deze software te werken. Door de data zo dicht mogelijk bij deze pakketten te houden kan direct al met nieuwe informatie gewerkt worden.

Soms is het echter niet mogelijk om bestaande systemen te gebruiken. Dit kan zijn omdat de gegevens zich in een data warehouse bevinden in plaats van in één van de systemen. Of het geval dat slechts een klein deel van de informatie beschikbaar mag zijn, bijvoorbeeld om klanten inzicht te geven in hun eigen bestellingen, en het bestaande orderverwerkingssysteem niet hier de mogelijkheden voor heeft. In die gevallen kunnen wij webapplicaties of web apps maken die de informatie alsnog zichtbaar of bewerkbaar maken. Deze webapplicaties kunnen los draaien of geïntegreerd worden in bestaande websites.

Statistieken en dashboards

Als steeds meer informatie beschikbaar komt groeit ook vaak de vraag naar helder inzicht in al die gegevens. Voor dit doeleinde kunnen we de Webanizr Data Hub koppelen aan visualisatie software of rapportages in Excel of pdf genereren. Indien gewenst kunnen deze rapportages zelfs automatisch opgesteld worden, en bijv. op vaste momenten per e-mail verzonden worden.

Jan Niemantsverdriet

Wil je ook meer halen uit de informatie binnen je bedrijf?

In een 30 minuten gesprek kan ik vaak al de meeste vragen beantwoorden en een gevoel geven van de mogelijkheden binnen jouw bedrijf.

Contact

Neem contact op 

Content Power

Full Service Internetbureau

Sir Winston Churchillaan 299
2288 DC Rijswijk

 

Telefoon:

+31 (0)15 214 8308

 

Email:

info@contentpower.nl

Over Content Power

Wij realiseren branchespecifiek maatwerk. 
Hoe? Door het ontwikkelen van webapplicaties die perfect passen bij jouw onderneming. Wij verplaatsen ons in jouw organisatie, en denken actief mee in het proces. Wij verzorgen de techniek om elk vraagstuk op te lossen.