Processen automatiseren

Eén van de functies die het meest op maat wordt gebouwd voor websites is terug te leiden op de vraag:

Als ... gebeurd, kunnen jullie dan ook zorgen dat ...?

Het was dan ook niet meer dan logisch dat we aan de slag zijn gegaan om te kijken of we een deel van dit type vragen konden standariseren en verbeteren.

Als dit dan dat

We hebben een nieuwe module opgezet waarin gebruikers van het CMS zelf een werkproces in kunnen richten. Een proces inrichten is vrij simpel en bestaat uit twee onderdelen. Als eerste geef je aan waar je op wilt reageren. M.a.w., wat zet het proces in gang? Diverse voorbeelden hiervan vind je in de rest van deze blog.

Als tweede geef je aan wat je wilt dat er gebeurd. Moet er een mail gestuurd worden? En zo ja naar wie? Moet er een import gestart worden? Of gaat er nu een pagina live? Zeg jij het maar.

Automatisch op de hoogte gehouden worden via de mail

Een van de toepassingen die waarschijnlijk het meest voorkomt is die van een notificatie. Denk daar bij aan:

  • Als er een nieuwe formulier inzending is, één of meedere personen een mail sturen
  • Als er een pagina is aangepast, een hoofdredacteur de nieuwe inhoud sturen
  • Als er een nieuw nieuwsbericht is geplaatst, een samenvatting sturen naar geïnterreseerden

Het instellen is wederom vrij simpel. Je kiest wat voor type informatie nieuw of aangepast zou kunnen worden. Daarna geef je aan naar wie het bericht moet worden gestuurd (incl. CC en BCC adressen) wat de titel moet zijn en wat de inhoud van de mail moet worden. In de inhoud van de mail en in het onderwerp kan informatie uit de nieuwe of aangepaste informatie worden gehaald. Is er bijvoorbeeld een nieuwe bestelling binnen? Dan zet je het e-mail adres van de klant in het onderwerp en de volledige bestelling in de inhoud van de mail. Zo heb je alle relevante informatie direct beschikbaar!

Meer complexe processen

Het voorgaande voorbeeld is vrij herkenbaar en ook vrij simpel. Sommige processen bestaan uit meerdere stappen. Zeker bij een portal, intranet of andere online tools worden veel bedrijfsprocessen (deels) online geautomatiseerd. Maar ook deze complexe processen zijn op te delen in meerdere kleine stappen die in de module geplaatst en onderhouden kunnen worden. Een voorbeeld voor een webwinkel:

Gebeurtenis Actie
1. Een klant plaatst een bestelling Stuur een factuur naar de klant
2. De bestelling is online betaald Stuur gegevens bestelling naar de beheerder
3. De bestelling is verzonden en afgevinkt Stuur een bevestigingsmail naar de klant

Voor een bestellingsproces is dit misschien nu simpel gedacht, maar het geeft de mogelijkheden wel goed weer. Een deel van het proces wordt automatisch afgehandeld (de gebeurtenis) en daarna wordt een deel weer handmatig gedaan door ofwel de klant of de beheerder. Het handmatige deel wordt altijd in gang gezet door instructies en informatie te sturen naar de persoon van wie de volgende handeling wordt verwacht.

Automatisch posten naar Facebook of automatisch een import starten

In de voorgaande voorbeelden was de externe factor waarmee gecommuniceerd werd altijd een persoon, welke geinformeerd werd via mail. Dit hoeft echter niet zo te zijn. Na het plaatsen van een nieuwsbericht zou een logische vervolgactie ook kunnen zijn om het bericht op Facebook, Twitter of LinkedIn te plaatsen. Of nadat een persoon zich online heeft ingeschreven, de informatie automatisch plaatsen in een administratie systeem. Alhoewel deze zaken niet zelf in de module in te stellen zijn (er moet eerst door ons een koppeling gelegd worden) kunnen ze wel beheerd worden in de module. Hoe vaak moeten ze gebeuren? Zijn er voorwaarden waarop ze niet zouden moeten gebeuren? Moet de actie tijdelijk even uit staan? Dan is het wel fijn om dit zelf onder controle te hebben.

Onze techniek, jouw proces

In voorgaande paragraven hebben we geprobeerd door middel van voorbeelden de kracht van deze nieuwe module aan te geven. De techniek is er. Alleen elke organisatie is anders, elke organisatie heeft zijn eigen processen. Dus hoe de techniek ingezet wordt, is geheel aan jou. Nieuwsgierig geworden en wil je eens overleggen wat dit voor jou zou kunnen betekenen? Stuur ons dan even een mailtje, bel ons of kom langs voor een kopje koffie. Wie weet komen we tot leuke ideeën!

Wat kunnen we voor jou betekenen?

Een snelle prijsinschatting of gedetailleerde offerte? Wij werken ideeen met plezier verder uit!
Of op zoek naar meer informatie over ons team, diensten, portfolio of expertises?