Hoe efficiƫnt kan jij eigenlijk werken?

We zijn allemaal gewoontedieren. We werken al jaren met dezelfde programma's die we op elke dag dezelfde manier gebruiken om onze dagelijkse taken te voldoen. Heel soms komt er nog een tooltje bij. Of een Excel sheet waarin we dingen in bij gaan houden.

Het is meestal pas als je een nieuwe collega in moeten werken, en je dus hard op moet uitleggen hoe jij je taken voor elkaar krijgt, dat je realiseert hoe efficiënt je eigenlijk bent gaan werken. En hoe veel meer werk je gedaan kan krijgen door eens kritisch naar je werkzaamheden te kijken.

Omdat niet te hoeven wachten op een nieuwe collega om tot deze inzichten te komen: hieronder een checklist om het laag hangend fruit mee te vinden.

Het gebruik van omweggetjes

Soms doen programma's niet helemaal wat we willen. Of weten we niet waar we een bepaalde functie kunnen vinden. We hebben geen tijd om uit te zoeken hoe het precies zit, dus verzinnen we een omweggetje. Nu, jaren later, Google je nog naar het Euro teken omdat je niet weet met welke toetsencombinatie je die tevoorschijn kan toveren. Terwijl met 60 seconde meer Google tijd je het antwoord had kunnen vinden.

Wees eens kritisch op je dagelijkse werkzaamheden. In hoeveel gevallen gebruik je omweggetjes. En in hoeveel gevallen kan even Googelen, je collega vragen of de helpdesk bellen dit probleem voorgoed uit de wereld helpen. Maak er voortaan een gewoonte direct dit uit te zoeken. 1 keer een uur er aan besteden weegt echt op tegen 3 jaar elke week 10 minuten kwijt zijn aan een omweggetje (22 uur).

Wees eens kritisch op je dagelijkse werkzaamheden. In hoeveel gevallen gebruik je omweggetjes? En in hoeveel gevallen kan even Googelen, je collega vragen of de helpdesk bellen dit probleem voorgoed uit de wereld helpen? Maak er voortaan een gewoonte direct dit uit te zoeken. 1 keer een uur er aan besteden weegt echt op tegen 3 jaar elke week 10 minuten kwijt zijn aan een omweggetje (22 uur).

Gebruik je wel de juiste programma's?

Het is wonderbaarlijk waar je Word en Excel allemaal voor kan gebruiken. Maar dat wil niet zeggen dat ze ook de meest efficiënte oplossingen zijn. Er zijn talloze apps en online tools om juist veel van de kleine taken mee af te handelen waar Word en Excel voor worden misbruikt. Denk aan to-do lijstjes maken, bijhouden van handige linkjes, brainstormen, informatie uitwisselen of online samenwerken.

Als je kort even hiervoor Excel of Word gebruikt heeft het weinig zin om helemaal uit te gaan zoeken welke opties er allemaal zijn. Maar als je al wekenlang elke week, of misschien zelfs elke dag, hetzelfde document opent zou het best wel eens kunnen lonen. Deze apps en tools zijn specifiek gemaakt voor deze taken maken de taken een stuk efficiënter, leuker en makkelijker.

Is de software wel afgestemd op jouw werkwijze?

Veel kantoorpakketten worden specifiek afgestemd op een organisatie. Denk aan CRM of ERP pakketten. Bij het invoeren van het pakket is waarschijnlijk uitgebreid nagedacht over hoe de inrichting moest zijn om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de doelstellingen van de organisatie (ten minste, dat hoop ik). Alleen in het hele proces wordt men vaak te ambitieus. Veel velden worden verplichte invulvelden omdat het o zo waardevol is om al die gegevens te hebben. En processen worden heel strak ingericht om fouten te voorkomen of goed de voortgang te kunnen monitoren.

En nu zit je elke dag informatie op te zoeken en in te vullen die niemand gebruikt. Of je zit soms dagen te wachten tot je collega een vinkje heeft aangezet zodat jij verder kan, zonder dat hij nog echt een kritisch blik werpt op wat hij goedkeurd. En zo ben je elke dag weer een zielloos half uurtje kwijt.

Van tijd tot tijd kan het geen kwaad om de inrichting van bedrijfskritische software nog eens onder de loep te nemen. En neem daarbij de nu gewenste processen als uitgangspunt. Zodat iedereen weer snel, maar zeker ook prettig, kan werken.

Worden sommige taken helemaal niet meer uitgevoerd?

Sommige taken nemen door inefficiëntie een onnodig veel tijd in de week op, tijd die gebruikt had kunnen worden voor meer nuttige zaken. Sommige taken zijn echter zo efficiënt dat ze helemaal niet meer gedaan worden. Dit kan betekenen dat er minder inzicht is in gegevens die eigenlijk noodzakelijk zijn voor de sturing van het bedrijf, leads niet goed opgevolgd worden, samenwerkingen met partners of klanten stroef gaan lopen of er niet meer aan promotie wordt gedaan.

De oorzaak is vaak dat de gewenste mogelijkheden niet in de gebruikte software zitten, of ze heel lastig uit te voeren zijn. Bij veel software is maatwerk niet mogelijk, dus sneuvelen deze taken.

Vaak hebben softwarepakketten, zeker cloud oplossingen, wel de mogelijkheid om externe partijen aanvullende opties te realiseren. Vaak kunnen dit kleine oplossingen zijn. Bijvoorbeeld een formuliertje om in één keer een taak uit te voeren. Of een overzicht wat in één keer toont wat anders uren verzamelen en Excel-magic vereist. Misschien zelfs een wekelijks mailtje met de belangrijkste inzichten om op te kunnen sturen. Mits er gewerkt wordt aan oplossingen die cruciale taken ondersteunen verdienen deze investeringen zich op korte termijn al weer terug. Daarnaast geeft het organisaties vaak veel meer controle over hun processen. Controle die vaak overgenomen lijkt te worden door afgedwongen werkwijzen vanuit de software.

Terug naar blog overzicht

Platforms, apps en portals

Om online te slagen, heb je power nodig. Experts die de digitale wereld snappen, maar nog belangrijker: die jouw business begrijpen. Zet onze hersenen aan het werk en volg je idee in elke stap naar een krachtige online oplossing: jouw platform, klantportal of (mobiele) app op maat. 

Ontdek aanpak

Content Power

Sir Winston Churchilllaan 299
2288 DC Rijswijk

Tel.: 015 214 8308

E-mail: info@contentpower.nl

Linkedin
Twitter

Blogs
Partners

Ayden logo
Amazone webservices logo
Google Data Studio logo
Pay.nl logo
Privacy statementAlgemene voorwaarden